ZekerArbo stapt over op Planningsagenda

ZekerArbo gaat vanaf mei live met de eerste klanten en wordt er gewerkt met Planningsagenda. De verwachting is, dat in de maand juni alle klanten van ZekerArbo MKB worden gemigreerd naar Planningsagenda. Wanneer de implementatie bij jou gepland staat, zal jouw Klantteam dus met je bespreken en verder afstemmen.

ZekerArbo heeft in samenwerking met de betrokken projectleden een zorgvuldig stappenplan beschreven, waarin stap voor stap beschreven staat wat er wanneer gebeurt. Dit stappenplan wordt naast gecommuniceerd ook geplaatst op deze pagina.

Mocht je daar meer informatie over willen, neem dan rechtstreeks contact op met je Klantteam.

ZekerArbo heeft voor de bestaande klanten een voorlopige planning gemaakt. Wil je weten wanneer je aan de beurt bent, neem dan contact op met je Klantteam voor meer informatie.

Ben je een nieuwe klant van ZekerArbo, dan wordt je automatisch bij de start gekoppeld aan Planningsagenda. De oude situatie is voor jullie dan niet meer van toepassing.

Planningsagenda kan gekoppeld worden aan onder andere AFAS, SAP, Verzuimsignaal, Othersideatwork en vrijwel alle andere HR- en of verzuimsystemen. Met deze koppeling is er geen handmatig werk nodig is om een klant te onboarden binnen het verzuimsysteem en blijft jouw klantinformatie altijd up-to-date én beveiligd. Benieuwd of een koppeling mogelijk is met jouw HR-systeem? Neem contact op via onderstaande button!

ZekerArbo heeft een projectteam beschikbaar, die de implementatie zal begeleiden én die de koppeling tussen jullie HR- of verzuimsysteem tot stand brengt.

Om te zorgen voor een soepele overgang naar Planningsagenda zijn er diverse collega’s van jouw organisatie nodig. Hieronder vind je enkele suggesties voor de betreffende functionarissen die hiervoor ons inziens nodig zijn. 

Benodigde collega’s  

Om de overgang naar Planningsagenda soepel te laten verlopen, stellen wij voor om onderstaande medewerkers van je organisatie hierbij te betrekken: 

• Een centraal contactpersoon van je organisatie die veel contact heeft met je Klantteam van ZekerArbo. Hierdoor kunnen we goed samen volgen of de algehele overgang goed verloopt. Dit zou bijvoorbeeld een HR-manager kunnen zijn.  

• Een ICT-medewerker; bijvoorbeeld iemand van de afdeling functioneel applicatiebeheer dan wel de externe leverancier van het HR-systeem (de klant dient dit in gang te zetten). Hierdoor kunnen we samen zorgen dat de technische koppeling goed tot stand komt. 

• Een communicatiemedewerker. Deze persoon kan dan vanaf het begin meedenken wanneer er met wie wat gecommuniceerd moet worden, zodat de overgang naar Planningsagenda in je organisatie goed verloopt. Ook kan deze persoon de benodigde communicatiemiddelen dan voorbereiden . 

In Planningsagenda wordt gewerkt met een werkgever-, leidinggevende- en cliëntportaal. Hierin zijn alle documenten zichtbaar die de professionals van ZekerArbo ter beschikking stellen. Daarnaast kunnen leidinggevenden en andere geautoriseerde bij de werkgever documenten maken en uploaden. Denk hierbij aan een plan van aanpak en een eerstejaarsevaluatie. Ten opzichte van de huidige situatie neemt het inzicht en de functionaliteiten voor onze klanten toe!

Mocht je daarnaast behoefte hebben aan een rechtstreekse documentenkoppeling met je huidige verzuimsysteem, gaaf dat dan aan bij je Klantteam, dan wordt dat in de implementatie direct meegenomen.

Het aantal gebruikers per klant is in Planningsagenda ongelimiteerd. De gebruiker krijgt autorisaties op basis van een pre-gedefinieerde rol in Planningsagenda én alleen toegang tot de medewerkers, waartoe hij/zij geautoriseerd is.

Klik hier voor een uitgebreide video met uitleg hoe je een account aanmaakt in Planningsagenda.

In het kader van de verwerking van klant- en medewerkers gegevens in onze systemen en de naleving van de AVG is een verwerkersovereenkomst van belang. De verwerkersovereenkomst zal ook aan bod komen in de gesprekken tussen je Klantteam van ZekerArbo en de centrale contactpersoon binnen je organisatie. Aangezien ZekerArbo als zelfstandig label onderdeel uitmaakt van het Zorg van de Zaak Netwerk is onderstaande van toepassing.

De SAAS applicatie Planningsagenda vervangt XpertSuite van Otherside at Work. Daarmee komen tevens alle oude verwerkersovereenkomsten te vervallen. Digitall Health, handelsnaam van Zorg van de Zaak ICT BV is de verwerker voor de klanten van ZekerArbo met betrekking tot het werkgeversportaal. Dit werkgeversportaal wordt als applicatie ter beschikking gesteld vanuit ICT B.V. ICT B.V. is dan een verwerker voor u. De dienstverlening van ICT B.V. ziet op het beheer van het systeem en het verwerken van de persoonsgegevens van de werknemers van u. Er dient dus een verwerkersovereenkomst te worden afgesloten tussen deze ICT B.V. en u als klant, waarbij de model verwerkersovereenkomst van ICT B.V. zal worden gehanteerd. Planningsagenda is een sub-verwerker voor Zorg vd Zaak ICT BV.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met je Klantteam en desgewenst kan die je in contact brengen met een collega van Juridische Zaken.

In Planningsagenda wordt gewerkt met een werkgever-, leidinggevende- en cliëntportaal. Hierin zijn alle documenten zichtbaar die de professionals van ZekerArbo ter beschikking stellen. Daarnaast kunnen leidinggevenden en andere geautoriseerde bij de werkgever documenten maken en uploaden. Denk hierbij aan een plan van aanpak en een eerstejaarsevaluatie. Ten opzichte van de huidige situatie neemt het inzicht en de functionaliteiten voor onze klanten toe!

Mocht je daarnaast behoefte hebben aan een rechtstreekse documentenkoppeling met je huidige verzuimsysteem, gaaf dat dan aan bij je Klantteam, dan wordt dat in de implementatie direct meegenomen.

Het aantal gebruikers per klant is in Planningsagenda ongelimiteerd. De gebruiker krijgt autorisaties op basis van een pre-gedefinieerde rol in Planningsagenda én alleen toegang tot de medewerkers, waartoe hij/zij geautoriseerd is.

Bijna! Dan komt er een filmpje met de demo van het werkgeversportaal, waar jullie straks in kunnen gaan werken.

We stappen over naar een nieuw systeem. Per definitie betekent dat een andere look en feel dan je wellicht nu gewend bent. Medewerkers krijgen toegang tot een eigen portaal, net als de leidinggevenden en de HR medewerkers. Om toegang te verschaffen krijgen medewerkers een mail, waarin ze hun account instellen en daarna kunnen ze eenvoudig alle informatie omtrent hun ziekmelding vinden in het portaal.

In de dienstverlening zelf verandert niets! Met andere woorden (zieke) medewerkers kunnen gewoon rekenen op de beste begeleiding bij hun (verzuim)traject en dienstverlening gericht op duurzame inzetbaarheid en veerkrachtige medewerkers.

Op dit moment wordt een lopend dossier bijgehouden in ZekerArbo Online. Deze gegevens worden vlak voor de livegang overgezet naar Planningsagenda, opdat er geen informatie verloren gaat en onze professionals over alle informatie beschikken, die zij nodig hebben.

De dienstverlening en verzuimbegeleiding wordt niet onderbroken.

Wanneer we er zeker van zijn dat alle informatie geborgd is, zullen we de informatie in het oude systeem laten verwijderen conform de wettelijke regels en de normen vanuit de ISO27001 en NEN7510.

Wanneer je je inloggegevens kwijt bent, kun je klikken op het linkje dat je je gegevens kwijt bent op de inlogpagina van Planningsagenda.nl. Je krijgt dan de stappen te zien, die je kunt ondernemen. De inlogpagina voor Planningsagenda is te bereiken via de knop bovenin het menu op de website van ZekerArbo.

Mocht je er alsnog niet uitkomen, dan kun je ook bellen met 088-1234567 of mailen naar [email protected]

De signaleringsfunctie in Planningsagenda is gestandaardiseerd en gebaseerd op de taken en momenten, die binnen de Wet Verbetering Poortwachter van belang zijn. Mocht je specifieke wensen hebben in het kader van signaleringen, neem dan na de livegang gerust contact op met je gekoppelde Klantteam.

Op dit moment nog niet. De verschillende portalen zijn ingericht op zo’n manier dat voldaan wordt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en beveiligingseisen, die de ISO27001 en NEN7510 aan ons stelt. Daarnaast is het portaal zo ingericht dat iedereen precies beschikking heeft over datgene, dat noodzakelijk is voor de optimale verzuimbegeleiding van medewerkers. Dat geldt voor zowel het werkgever-, het leidinggevende als het clientenportaal.

Jazeker, In je eigen portaal heb je de beschikking over een uitgebreid actueel Dashboard. Een rapportage ten behoeve van de verzekeraar en een rapportage waarin je frequent verzuimers in een oogopslag ziet.

Jazeker. ZekerArbo kan een SSO koppeling verzorgen, zodat het bereiken van Planningsagenda nog makkelijker wordt. Hier zijn wel extra maandelijkse kosten aan verbonden en de koppeling wordt gerealiseerd door de leverancier van Planningsagenda. Wil je gebruik maken van een SSO koppeling? Neem dan contact op met jouw Klantteam.

Er is momenteel geen Planningsagenda app beschikbaar. Wel is er een web-based omgeving voor mobiele devices, dus Planningsagenda kan ook op een mobiel device gebruikt worden.

Planningsagenda is een clientvolgsysteem (SaaS, Software-as-a-Service) dat speciaal is ontworpen voor arbodienstverlening. Het biedt een gestandaardiseerde, schaalbare en flexibele omgeving. Het systeem ondersteunt in alle facetten, die komen kijken bij het begeleiden van medewerkers op het gebied van verzuim. Het systeem heeft uitgebreide functionaliteiten voor verzuimbeheer, workflowmanagement, en samenwerking tussen professionals.

Je kunt Planningsagenda zien als een sterk huwelijk tussen een steengoed cliëntvolgsysteem en de meest handige planningssoftware. Het is simpel, intuïtief, altijd & overal beschikbaar, veilig & AVG-proof.

ZekerArbo kiest voor Planningsagenda, omdat het een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem is. Het sluit aan op de behoefte van ZekerArbo aan standaardisatie en Software as a Service (SAAS)-applicaties met optimale beveiliging van gegevens. Daarbij kunnen we de kwaliteit van onze dienstverlening verhogen met behulp van dit systeem. Voor zowel professionals als klanten is het een flinke stap vooruit!

We verbeteren de kwaliteit van onze arbodienstverlening om zo te bouwen aan veerkrachtige, toekomstbestendige medewerkers, die zich goed voelen bij hun werkgever.

De overgang naar planningsagenda leidt tot:  

• Snellere dienstverlening;  
• Verbeterde beveiliging en naleving van regelgeving;  
• Consistente en heldere terugkoppelingen van professionals; 
• Verbeterde samenwerking en communicatie tussen professionals; 
• Verhoging van de kwaliteit;
• Meer functionaliteiten voor onze klanten

 Toelichting:
Je zult merken dat onze professionals meer tijd hebben voor klantgerichte taken. Cliënten kunnen we sneller en eerder helpen. Daarbij werken onze professionals beter samen, omdat Planningsagenda ook taakdelegatie ondersteunt en onze collega’s in het netwerk in hetzelfde systeem werken. Dankzij de standaardoplossingen voor het ontwikkelen en beheren van terugkoppelingen, is onze feedback duidelijker en consistenter. De gegevens van onze klanten en haar medewerkers beter beschermd met 24-uurs monitoring.  

De consistente en duidelijke feedback, snellere dienstverlening, verbeterde communicatie tussen professionals en verbeterde beveiliging samen verhoogt de kwaliteit van onze dienstverlening aan onze klanten.

Bijna.

Wanneer besloten wordt om het contract met ZekerArbo te beëindigen en over te stappen naar een andere arbodienst wordt er als volgt omgegaan met de gegevens in Planningsagenda.

De medewerkergegevens zijn eigendom van de klant zelf, met andere woorden, deze gegevens worden niet expliciet overgedragen bij een exit. Deze gegevens zijn reeds geborgd in het bronsysteem van jullie als klant.

De medische gegevens zijn eigendom van ZekerArbo en worden conform de wettelijke bewaartermijnen bewaard, anonimiseerd en verwijderd.

Bij lopend verzuim worden dossiers overgedragen aan de nieuwe arbodienst na ontvangst van het machtigingsformulier.

De werkgeverdocumenten, die niet zelf geborgd zijn in het systeem van jullie als klant zelf, kunnen op verzoek worden overgedragen.